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      國家行政機關(guān)公文格式

      網(wǎng)站編輯: │ 發(fā)表時(shí)間:2014-05-31 

       國家行政機關(guān)公文格式


      范圍
      本標準規定了國家行政機關(guān)公文通用的紙張要求、印刷要求、公文中各要素排列順序和標識規則。 本標準適用于國家各級行政機關(guān)制發(fā)的公文。其他機關(guān)公文可參照執行。 使用少數民族文字印制的公文,其格式可參照本標準按有關(guān)規定執行。

      引用標準

      下列標準所包含的條文,通過(guò)在本標準中引用而構成為本標準的條文。本標準出版時(shí),所示版本均為有效。所有標準都會(huì )被修訂,使用本標準的各方應探討使用下列標準最新版本的可能性。 GB 148-1977 印刷、書(shū)寫(xiě)和繪圖紙幅面尺寸

      定義

      本標準采用下列定義。
      3.1 字 Word 標識公文中橫向距離的長(cháng)度單位。一個(gè)字指一個(gè)漢字所占空間。
      3.2 行 line 標識公文中縱向距離的長(cháng)度單位。本標準以3號字高度加3號字高度7/8倍的距離為一基準行。
      公文用紙主要技術(shù)指標
      公文用紙一般使用紙張定量為60g/m2~80g/m2的膠版印刷紙或復印紙。紙張白度為85%~90%,橫向耐折度≥15次,不透明度≥85%,pH值為7.5~9.5。
      公文用紙幅面及版面尺寸
      5.1 公文用紙幅面尺寸 公文用紙采用GB/T 148中規定的A4型紙,其成品幅面尺寸為:210mm×297mm,尺寸的允許偏差見(jiàn)GB/T 148。
      5.2 公文頁(yè)邊與版心尺寸 公文用紙天頭(上白邊)為:37mm±1mm 公文用紙訂口(左白邊)為:28mm±1mm 版心尺寸為:156mm×225mm(不含頁(yè)碼)
      公文中圖文的顏色
      未作特殊說(shuō)明公文中圖文的顏色均為黑色。
      排版規格與印制裝訂要求
      7.1 排版規格 正文用3號仿宋字,一般每面排22行,每行排28個(gè)字。
      7.2 制版要求 版面干凈無(wú)底灰,字跡清楚無(wú)斷劃,尺寸標準,版心不斜,誤差不超過(guò)1mm。
      7.3 印刷要求  雙面印刷;頁(yè)碼套正,兩面誤差不得超過(guò)2mm。黑色油墨應達到色譜所標BL100%,紅色沒(méi)墨應達到色譜所標Y80%,M80%。印品著(zhù)墨實(shí)、均勻;字面不花、不白、無(wú)斷劃。
      7.4 裝訂要求 公文應左側裝訂,不掉頁(yè)。包本公文的封面與書(shū)芯不脫落,后背平整、不空。兩頁(yè)頁(yè)碼之間誤差不超過(guò)4mm。騎馬訂或平訂的訂位為兩釘釘鋸外訂眼距書(shū)芯上下各1/4處,允許誤差±4mm。平訂釘鋸與書(shū)脊間的距離為3mm~5mm;無(wú)壞釘、漏釘、重釘,釘腳平伏牢固;后背不可散頁(yè)明訂。裁切成品尺寸誤差±1mm,四角成90°,無(wú)毛茬或缺損。

      公文中各要素標識規則
      本標準將組成公文的各要素劃分為眉首、主體、版記三部分。置于公文首頁(yè)紅色反線(xiàn)(寬度同版心,即156mm)以上的各要素統稱(chēng)眉首;置于紅色反線(xiàn)(不含)以下至主題詞(不含)之間的各要素統稱(chēng)主體;置于主題詞以下的各要素統稱(chēng)版記。
      8.1 眉首
      8.1.1 公文份數序號
      公文份數序號是將同一文稿印制若干份時(shí)每份公文的順序編號。如需標識公文份數序號,用阿拉伯數碼頂格標識在版心左上角第1行。
      8.1.2 秘密等級和保密期限 如需標識秘密等級,用3號黑體字,頂格標識在版心右上角第1行,兩字之間空1字;如需同時(shí)標識秘密等級和保密期限,用3號黑體字,頂格標識在版心右上角第1行,秘密等級和保密期限之間用“★”隔開(kāi)。  
      8.1.3 緊急程度 如需標識緊急程度,用3號黑體字,頂格標識在版心右上角第1行,兩字之間空1字;如需同時(shí)標識秘密等級與緊急程度,秘密等級頂格標識在版心右上角第1行,緊急程度頂格標識在版心右上角第2行。
      8.1.4 發(fā)文機關(guān)標識 由發(fā)文機關(guān)全稱(chēng)或規范化簡(jiǎn)稱(chēng)后面加“文件”組成;對一些特定的公文可只標識發(fā)文機關(guān)全稱(chēng)或規范化簡(jiǎn)稱(chēng)。發(fā)文機關(guān)標識上邊緣至版心上邊緣為25mm。對于上報的公文,發(fā)文機關(guān)標識上邊緣至版心上邊緣為80mm。
      發(fā)文機關(guān)標識推薦使用小標宋體字,用紅色標識。字號由發(fā)文機關(guān)以醒目美觀(guān)為原則酌定,但最大不能等于或大于22mm×15mm。
      聯(lián)合行文時(shí)應使主辦機關(guān)名稱(chēng)在前,“文件”二字置于發(fā)文機關(guān)名稱(chēng)右側,上下居中排布;如聯(lián)合行文機關(guān)過(guò)多,必須保證公文首頁(yè)顯示正文。
      8.1.5 發(fā)文字號 發(fā)文字號由發(fā)文機關(guān)代字、年份和序號組成。發(fā)文機關(guān)標識下空2行,用3號仿宋體字,居中排布;年份、序號用阿拉伯數碼標識;年份應標全稱(chēng),用六角括號“〔〕”括入;序號不編虛位(即1不編為001),不加“第”字。
      發(fā)文字號之下4mm處印一條與版心等寬的紅色反線(xiàn)。
      8.1.6 簽發(fā)人 上報的公文需標識簽發(fā)人姓名,平行排列于發(fā)文字號右側。發(fā)文字號居左空1字,簽發(fā)人姓名居右空1字;簽發(fā)人用3號仿宋體字,簽發(fā)人后標全角冒號,冒號后用3號楷體字標識簽發(fā)人姓名。
      如有多個(gè)簽發(fā)人,主辦單位簽發(fā)人姓名置于第1行,其他簽發(fā)人姓名從第2行起在主辦單位簽發(fā)人姓名之下按發(fā)文機關(guān)順序依次順排,下移紅色反線(xiàn),應使發(fā)文字號與最后一個(gè)簽發(fā)人姓名處在同一行并使紅色反線(xiàn)與之的距離為4mm。
      8.2 主體
      8.2.1 公文標題 紅色反線(xiàn)下空2行,用2號小標宋體字,可分一行或多行居中排布;回行時(shí),要做到詞意完整,排列對稱(chēng),間距恰當。
      8.2.2 主送機關(guān) 標題下空1行,左側頂格用3號仿宋體字標識,回行時(shí)仍頂格;最后一個(gè)主送機關(guān)名稱(chēng)后標全角冒號。如主送機關(guān)名稱(chēng)過(guò)多而使公文首頁(yè)不能顯示正文時(shí),應將主送機關(guān)名稱(chēng)移至版記中的主題詞之下、抄送之上,標識方法同抄送。
      8.2.3 公文正文 主送機關(guān)名稱(chēng)下一行,每自然段左空2字,回行頂格。數字、年份不能回行。
      8.2.4 附件 公文如有附件,在正文下空一行左空2字用3號仿宋體字標識“附件”,后標全角冒號和名稱(chēng)。附件如有序號使用阿拉伯數碼(如“附件:1.×××××”);附件名稱(chēng)后不加標點(diǎn)符號。附件應與公文正文一起裝訂,并在附件左上角第1行頂格標識“附件”,有序號時(shí)標識序號;附件的序號和名稱(chēng)前后標識應一致。如附件與公文正文不能一起裝訂,應在附件左上角第1行頂格標識公文的發(fā)文序號并在其后標識附件(或帶序號)。
      8.2.5 成文時(shí)間 用漢字將年、月、日標全;“零”寫(xiě)為“○”;成文時(shí)間的標識位置見(jiàn)8.2.6。  
      8.2.6 公文生效標識
      8.2.6.1 單一發(fā)文印章 單一機關(guān)制發(fā)的公文在落款處不署發(fā)文機關(guān)名稱(chēng),只標識成文時(shí)間。成文時(shí)間右空4字;加蓋印章應上距正文2mm~4mm,端正、居中下壓成文時(shí)間,印章用紅色。
      當印章下弧無(wú)文字時(shí),采用下套方式,即僅以下弧壓在成文時(shí)間上;
      當印章下弧有文字時(shí),采用中套方式,即印章中心線(xiàn)壓在成文時(shí)間上。
      8.2.6.2 聯(lián)合行文印章 當聯(lián)合行文需加蓋兩個(gè)印章時(shí),應將成文時(shí)間拉開(kāi),左右各空7字;主辦機關(guān)印章在前;兩個(gè)印章均壓成文時(shí)間,印章用紅色。只能采用同種加蓋印章方式,以保證印章排列整齊。兩印章之間不相交或相切,相距不超過(guò)3mm。
      當聯(lián)合行文需加蓋3個(gè)以上印章時(shí),為防止出現空白印章,應將各發(fā)文機關(guān)名稱(chēng)(可用簡(jiǎn)稱(chēng))排在發(fā)文時(shí)間和正文之間。主辦機關(guān)印章在前,每排最多排3個(gè)印章,兩端不得超出版心;最后一排如余一個(gè)或兩個(gè)印章,均居中排布;印章之間互不相交或相切,在最后一排印章之下右空2字標識成文時(shí)間。
      8.2.6.3 特殊情況說(shuō)明 當公文排版后所??瞻滋幉荒苋菹掠≌挛恢脮r(shí),應采取調整行距、字距的措施加以解決,務(wù)使印章與正文同處一面,不得采取標識“此頁(yè)無(wú)正文”的方法解決。
      8.2.7 附注 公文如有附注,用3號仿宋體字,居左空2號字加圓括號標識在成文時(shí)間下一行。
      8.3 版記
      8.3.1 主題詞 主題詞”用3號黑體字,居左頂格標識,后標全角冒號詞目用3號小標宋體字;詞目之間空1字。
      8.3.2 抄送 公文如有抄送,在主題詞下一行;左空1字用3號仿宋體字標識“抄送”,后標全角冒號;回行時(shí)與冒號后的抄送機關(guān)對齊;在最后一個(gè)抄送機關(guān)后標句號。如主送機關(guān)移至主題詞之下,標識方法同抄送機關(guān)。
      8.3.3 印發(fā)機關(guān)和印發(fā)時(shí)間 位于抄送機關(guān)之下(無(wú)抄送機關(guān)在主題詞之下)占1行位置;用3號仿宋體字。印發(fā)機關(guān)左空1字,印發(fā)時(shí)間右空1字。印發(fā)時(shí)間以公文復印的日期為準,用阿拉伯數碼標識。
      8.3.4 版記中的反線(xiàn) 版記中各要素之下均加一條反線(xiàn),寬度同版心。
      8.3.5 版記的位置 版記應置于公文最后一頁(yè),版記的最后一個(gè)要素置于最后一行。

      頁(yè)碼
      用4號半角白體阿拉伯數碼標識,置于版心下邊緣之下一行,數碼左右各放一條4號一字線(xiàn),一字線(xiàn)距離版心下邊緣7mm。單頁(yè)碼居右空1字,雙頁(yè)碼居左空1字??瞻醉?yè)和空白頁(yè)以后的頁(yè)不標識頁(yè)碼。

      公文中表格
      公文如需附表,對橫排A4紙型表格,應將頁(yè)碼放在橫表的左側,單頁(yè)碼置于表的左下角,雙頁(yè)碼置于表的左上角,單頁(yè)碼表頭在訂口一邊,雙頁(yè)碼表頭在切口一邊。
      公文如需附A3紙型表格,且當最后一頁(yè)為A3紙型表格時(shí),封三、封四(可放分送,不放頁(yè)碼)就為空白,將A3紙型表格貼在封三前,不應貼在文件最后一頁(yè)(封四)上。

      公文的特定格式
      11.1 信函式格式 發(fā)文機關(guān)名稱(chēng)上邊緣距上頁(yè)邊的距離為30mm,推薦用小標宋體字,字號由發(fā)文機關(guān)酌定;發(fā)文機關(guān)全稱(chēng)下4mm處為一條武文線(xiàn)(上粗下細),距下頁(yè)邊20mm處為一條文武線(xiàn)(上細下粗),兩條線(xiàn)長(cháng)均為170mm。每行居中排28個(gè)字。發(fā)文機關(guān)名稱(chēng)及雙線(xiàn)均印紅色。兩線(xiàn)之間各要素的標識方法從本標準相應要素說(shuō)明。 函適用于不相隸屬機關(guān)之間相互商洽工作、詢(xún)問(wèn)和答復問(wèn)題,向有關(guān)主管部門(mén)請求批準等。
      公函包括標題、主送機關(guān)、正文、發(fā)文機關(guān)、日期等。
      ①標題 一般由發(fā)文機關(guān)、事由、文種或者事由、文種組成。一般發(fā)函為《關(guān)于**(事由)的函》;復函為《關(guān)于**(答復事項)的復函》。
      ②正文 一般包括三層:簡(jiǎn)要介紹背景情況;商洽、詢(xún)問(wèn)、答復的事項和問(wèn)題;希望和要求,如:"務(wù)希研究承復",敬請大力支持為盼"等。
      11.2 命令格式 命令標識由發(fā)文機關(guān)名稱(chēng)加“命令”或“令”組成,用紅色小標宋體字,字號由發(fā)文機關(guān)酌定。命令標識上邊緣距版心上邊緣20mm,下邊緣空2行居中標識標識令號;令號下空2行標識正文;正文下一行右空4字標識簽發(fā)人簽名章,簽名章左空2字標識簽發(fā)人職務(wù);聯(lián)合發(fā)布的命令或令的簽發(fā)人職務(wù)應標識全稱(chēng)。在簽發(fā)人簽名章下一行右空2字標識成文時(shí)間。分送機關(guān)標識方法同抄送機關(guān)。其他要素從本標準相關(guān)要素說(shuō)明。
      11.3 會(huì )議紀要格式 會(huì )議紀要標識由“×××××會(huì )議紀要”組成。其標識位置同8.1.4,用紅色小標宋體字,字號由發(fā)文機關(guān)酌定。會(huì )議紀要不加蓋印章。其他要素從本標準相關(guān)要素說(shuō)明。
          國家質(zhì)量技術(shù)監督局1999-12-27批準發(fā)布

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